De l’ouverture des codes budgétaires à la vérification de la conformité des budgets dans une demande de subvention, l’équipe de la comptabilité et des finances de notre Centre de recherche est au cœur de nombreux processus administratifs essentiels aux activités scientifiques. En ce début de nouvelle année financière, lumière sur ces personnes souvent dans l’ombre, mais dont on ne saurait se passer! 

Répondre à des besoins grandissants  

La croissance remarquable de notre Centre de recherche au cours des dernières années, survenue à la faveur des nombreux recrutements de chercheuses et chercheurs, a mis en évidence le besoin d’un service dédié à la comptabilité et aux finances pour notre Direction. C’est ainsi qu’en 2013, une équipe distincte de celle du volet hospitalier a été créée. En l’espace de douze ans, elle a triplé de taille, passant de quatre à onze membres aujourd’hui.  

Au quotidien, ces personnes gèrent des aspects essentiels à toute activité de recherche. À la Direction de la recherche depuis 12 ans, Yun Gao crée environ 60 nouveaux codes budgétaires chaque mois et gère tous les processus administratifs associés, pour un étourdissant 3 000 codes actifs. Elle s’occupe également des demandes de compensation financière aux participantes et participants à la recherche, dans le respect des règles éthiques et financières. Deux techniciens personnes nouvellement embauchées, Omar Mansour et Lotfi Benchabane, sont dédiés au traitement des demandes de remboursement de notre Centre de recherche, par exemple pour la participation à des congrès, assurant ainsi un service rapide et conforme aux exigences administratives et des bailleurs de fonds. De leur côté, Joanne St-Léger et Sofia Belbacha, assistées de Hakim Attou et Mirela Ciuca, jouent un rôle central dans la gestion budgétaire et la planification financière des fonds de recherche. Ensemble, les quatre assurent un suivi rigoureux des budgets en cours, veillant à ce que les dépenses soient conformes aux exigences des divers organismes subventionnaires ainsi qu’aux normes internes de l’établissement. Charles Rivard accompagne les chercheuses et chercheurs dans le processus de montage budgétaire et dans la préparation des demandes de subvention, notamment pour les projets financés par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI). Il assure également le lien avec la Fondation CHU Sainte-Justine, un rôle dans lequel il est appuyé depuis novembre dernier par Alexis Awanou. Pour sa part, Natalia Afanasi-Cazacu soutient l’ensemble de l’équipe dans divers dossiers administratifs et financiers, apportant une aide précieuse à la coordination et à la fluidité des opérations. « Nous avons la chance de pouvoir compter sur une équipe spécialisée en comptabilité des fonds publics, qui respecte à la fois les normes de l’hôpital et celles, variables, des organismes subventionnaires, souligne la chef de service Luisa Mihaela Stoica. C’est une expertise rare et longue à maîtriser! » 

Grâce aux nouvelles ressources, l’équipe est maintenant en mesure de jouer un rôle conseil dans la préparation des budgets pour des demandes de subvention. « Travailler en collaboration avec les équipes de recherche pour monter les budgets pour la FCI, c’est ce que je préfère de mon travail, affirme Charles Rivard. Il y a des règles très spécifiques à respecter et plusieurs budgets à élaborer, j’apporte donc mon expertise complémentaire à celle des chercheuses et chercheurs. »  

Une équipe soudée et solidaire 

« Ce qui caractérise notre équipe, c’est la collaboration, la polyvalence et l’entraide, explique Charles Rivard. On n’hésite jamais à aider un ou une collègue s’il y a un besoin. » Il cite l’exemple d’un moment où l’équipe faisait face à un trop-plein de demandes de remboursement et où tous les membres ont mis la main à la pâte. Le partage des tâches entre les membres a également été revu, à la faveur des embauches réalisées. Des binômes ont ainsi été créés afin de gérer efficacement les imprévus et d’assurer une continuité des services. « Notre rôle, c’est de s’assurer que les chercheuses et chercheurs puissent faire la recherche dans les meilleures conditions possibles », poursuit-il.  

Au-delà de la solidarité au sein de l’équipe, c’est aussi un appui profond à la mission de notre Centre de recherche qui caractérise les membres du service de la comptabilité et des finances. « Quand je vois les rapports de recherche publiés à chaque fin de projet, conclut Luisa Stoica, je suis fière de ce que, à notre manière, mon équipe et moi contribuons à réaliser des choses extraordinaires pour la santé des mères et des enfants. » 

Vous avez des questions en lien avec les aspects budgétaires ou financiers de la recherche?

N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de la comptabilité et des finances en écrivant à : comptabilite.recherche.hsj@ssss.gouv.qc.ca